Je dois remplir un questionnaire EcoVadis : comment m’organiser ?

Mis à jour le 7 novembre 2024

Temps de lecture : 2 min

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Bienvenue chez Mon Entreprise Durable par Coptain ! Pour faire court, notre métier est de permettre aux responsables de la RSE de démultiplier leur impact ! Vous souhaitez vous faire accompagner sur EcoVadis ? Nous sommes là pour vous aider !  Contactez-nous en cliquant ici. Toute l’équipe vous souhaite une bonne lecture !

Si vous souhaitez en savoir plus sur EcoVadis, nous vous conseillons de consulter cet article : EcoVadis : au-delà du questionnaire, l’amélioration continue.

Remplir un questionnaire peut paraître une simple formalité, mais remplir un questionnaire EcoVadis, c’est une toute autre affaire. Parce que l’enjeu derrière ces questions est d’obtenir une certification EcoVadis. Cette attestation est précieuse pour au moins deux raisons fondamentales. D’une part, elle valorise vos efforts en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) ; et d’autre part, elle renforce l’image de marque de votre entreprise.

Suivez nos conseils ci-après afin de préparer votre équipe pour l’évaluation EcoVadis et remporter votre label EcoVadis haut la main.

EcoVadis, c’est quoi ?

Commençons par décrypter ce qui se dissimule derrière ce terme cher aux latinistes. EcoVadis est une plateforme d’évaluation RSE dont l’objectif est d’analyser les performances des entreprises en matière de développement durable. Le processus d’évaluation couvre plusieurs dimensions clés : l’environnement, le social, l’éthique et les achats responsables. Ce label a été créé en 2007 pour aider les entreprises, petites et grandes, à améliorer leurs pratiques RSE. Comment ? En se référant aux normes internationales et en utilisant des systèmes de gestion robustes.

La certification EcoVadis est reconnue mondialement et se décline en quatre niveaux : Bronze, Argent, Or et Platine. Pour chaque niveau, le score de votre entreprises est  vs. toutes les autres entreprises labellisées.

  • EcoVadis Bronze : top 35% , c’est le niveau de base qui indique que l’entreprise a commencé à intégrer des pratiques RSE, mais qu’il y a encore beaucoup de marge pour l’amélioration.
  • EcoVadis Silver (Argent) : top 15%, ce niveau démontre une performance solide et un engagement sérieux envers la RSE.
  • EcoVadis Gold (Or) : top 5%, une reconnaissance de haut niveau pour les entreprises qui ont des pratiques RSE avancées et bien intégrées.
  • EcoVadis Platinum (Platine) : top 1%, le niveau le plus élevé, réservé aux entreprises leaders en matière de RSE, avec des pratiques exemplaires et une intégration totale des principes de durabilité.

Préparer les documents nécessaires

Avant de commencer à remplir le questionnaire EcoVadis, rassemblez tous les documents relatifs à vos pratiques RSE. Par exemple, ceux qui font référence aux politiques internes, les rapports d’audit, les certificats de conformité et toute autre preuve de vos engagements en matière de développement durable.

Voici  des exemples des documents les plus fréquemment utilisés  pour vous aider à organiser ces informations :

Document Description Responsable
Politique RSE Document qui décrit vos engagements RSE Directeur RSE
Rapports d’audit Résultats des audits internes et externes Auditeur interne
Certificats de conformité ISO 14001, ISO 26000, ISO 45001, etc. Responsable Qualité
Rapports environnementaux Données sur les émissions de Co2, consommations d’eau et d’électricité,… Responsable Environnement
Programmes sociaux Initiatives en faveur des employé.e.s et des communautés Directeur des Ressources humaines

Ces documents constituent la base de votre dossier et vous aideront à fournir des réponses détaillées et précises. Vérifiez que toutes les informations sont à jour et bien documentées. Plus vos preuves sont solides, plus votre évaluation sera positive.

Inscrire votre entreprise sur la plateforme EcoVadis

Pour commencer le processus de certification, vous devez inscrire votre entreprise sur la plateforme EcoVadis. Voici les étapes à suivre :

  1. Créez votre compte : il vous sera demandé de fournir des informations de base, comme le secteur d’activité, le nombre d’employés et les coordonnées de l’entreprise. Vous pouvez le créer ici.
  2. Sélectionnez le niveau de certification que vous souhaitez atteindre : du label standard à l’évaluation approfondie, choisissez en fonction de votre engagement en matière de RSE
  3. Accédez au questionnaire : vous pouvez maintenant commencer à remplir les différentes sections.
  4. Payez les frais d’évaluation pour voir vos résultats : le coût dépend de la taille de votre entreprise et du niveau d’évaluation choisi.

Structurer votre réponse

Répondez au questionnaire EcoVadis de manière aussi précise et complète que possible. Celui-ci est divisé en plusieurs sections, chacune d’entre elles traite d’un aspect spécifique de la RSE. Attention à bien comprendre les critères d’évaluation et à détailler vos réponses. Utilisez des données chiffrées et des exemples pour illustrer vos pratiques. Par exemple, si vous avez réduit votre consommation d’énergie, indiquez le pourcentage de réduction et les actions mises en place pour y parvenir. Le système vous demande d’inclure des documents justificatifs chaque fois que cela est possible.

Voici un exemple pour vous aider à structurer vos réponses :

Section Critère d’évaluation Exemple de réponse Document à fournir
Environnement Gestion des émissions de gaz à effet de serre, consommation d’eau, gestion des déchets, etc. Réduction de 20 % des émissions sur 3 ans Rapports environnementaux, ISO 14001
Social Conditions de travail, droits des employés, initiatives sociales, etc. Programme de bien-être pour les employés Politiques RH, témoignages employés
Éthique Lutte contre la corruption, pratiques commerciales équitables, etc. Code de conduite, formations annuelles Attestations de formation
Achats responsables Sélection et gestion des fournisseurs durables en fonction de leurs pratiques RSE 50 % des fournisseurs certifiés ISO 14001 Liste des fournisseurs, certificats

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Remplir le questionnaire EcoVadis

Détaillons le contenu de chacune des quatre sections du questionnaire EcoVadis : environnement, social, éthique et achats responsables.

Section Environnement

Cette partie évalue vos performances en matière de gestion de l’environnement. Voici quelques conseils pour bien la remplir.

Gestion des émissions de CO2

Fournissez des données précises sur vos émissions de gaz à effet de serre. Indiquez les sources de ces émissions (transport, production, etc.) et les actions mises en place pour les réduire. Par exemple, l’utilisation de sources d’énergie renouvelable, l’amélioration de l’efficacité énergétique de vos installations et la mise en place de programmes de compensation carbone.

Réduction de la consommation d’eau

Fournissez des données sur votre consommation d’eau. Indiquez les principales sources de consommation (production, nettoyage, etc.) et décrivez vos stratégies d’économies en la matière. Il peut s’agir de l’installation d’équipements économes en eau, l’adoption de pratiques de recyclage de l’eau ou la mise en place de programmes de sensibilisation des employés.

Gestion des déchets

Listez les types de déchets générés par votre entreprise (solides, liquides, dangereux, etc.) et ce que vous faites pour les gérer. Quels sont les programmes de réduction que vous avez adoptés ? Comment faites-vous pour réutiliser et recycler les déchets ? Si vous participez à des programmes de gestion des déchets dangereux, pensez à le préciser.

Section Social

Dans cette section, ce sont vos performances en matière de gestion des ressources humaines et de relations avec la communauté qui sont évaluées.

Conditions de travail

Renseignez les principales mesures prises pour améliorer les conditions de travail de vos collaborateurs (sécurité, bien-être, etc.). Détaillez ces actions : programmes de formation, initiatives de bien-être pour les employés, actions pour améliorer la sécurité sur le lieu de travail, etc.

Droits des employés

Que faites-vous pour protéger les droits de vos employés en matière de lutte contre la discrimination, de prévention du harcèlement ou encore pour promouvoir l’égalité des chances ? Mentionnez tout cela sans oublier d’ajouter les programmes de formation sur les droits sociaux que vous proposez à vos collaborateurs de suivre.

Initiatives sociales

Soutenez-vous votre communauté locale ? Si oui, comment ? Par des programmes de volontariat pour les employés, des donations à des organisations locales, des partenariats avec des ONG et des associations ? Renseignez cette section en détaillant toutes vos initiatives sociales.

Section Éthique

La section Éthique du questionnaire EcoVadis évalue vos performances en matière de gestion déontologique et de pratiques commerciales.

Lutte contre la corruption

Si vous avez instauré un code de conduite et que vous avez intégré la lutte contre la corruption dans vos programmes de formation, c’est un gros plus. N’hésitez pas à décrire vos stratégies en la matière en insistant sur les politiques strictes menées et la mise en place de mécanismes de signalement des comportements corrompus.

Pratiques commerciales équitables

Vous faites probablement preuve de transparence dans vos pratiques commerciales. Mettez cela en avant. Montrez que vous y travaillez régulièrement en procédant à des audits, en formant vos employés et en instaurant des politiques de conformité.

Section Achats responsables

Ce sont enfin vos performances en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement et de sélection des fournisseurs qui sont examinées ici.

Sélection de fournisseurs

Indiquez comment vous sélectionnez des fournisseurs responsables. Certaines entreprises se basent sur les certifications RSE obtenues. D’autres organisent la réalisation d’audits réguliers. D’autres encore demandent un engagement formel de leurs fournisseurs à respecter leurs propres politiques et chartes RSE. Et vous ?

Gestion des risques dans la chaîne d’approvisionnement

Toute entreprise responsable veille à identifier les risques pouvant survenir le long de la chaîne d’approvisionnement, afin de les atténuer. Déclinez à votre tour votre stratégie en la matière. Généralement, cela va des audits réguliers à la mise en place de programmes de sensibilisation aux risques, en passant par des évaluations de performance des fournisseurs.

Suivi et amélioration continue

Que se passe-t-il une fois que votre questionnaire EcoVadis est rempli ? Vous allez recevoir un rapport détaillé, dans un délai maximal de deux mois, avec votre score et des recommandations pour améliorer vos pratiques RSE. Prêtez-y attention pour identifier vos points forts et les domaines à perfectionner.

Prioriser les mesures

Basez-vous sur les recommandations du rapport EcoVadis pour engager les mesures les plus urgentes. En d’autres termes, priorisez les domaines qui ont le plus d’impact sur votre score global.

Établir un plan d’action

Élaborez un plan d’action détaillé pour chaque recommandation. Définissez des objectifs clairs, des échéances et des responsabilités pour chaque procédure.

Suivre les progrès

Mettez en place un système de suivi pour mesurer les progrès réalisés et ajuster vos actions si nécessaire. Cela passe par des réunions régulières, des rapports de suivi et des audits internes.

Communiquer vos résultats

Ça y est, vous avez décroché le fameux label EcoVadis ! Faites-le savoir à vos employés, à vos clients, à vos fournisseurs, à vos partenaires, etc. Plus généralement, mettez en place un plan de communication autour de l’obtention de cette certification. Voici quelques pistes pour le faire :

Afficher le logo EcoVadis

Votre site web, vos réseaux sociaux, vos emails et autres communications digitales : apposez le logo EcoVadis sur chacun de ces outils. Faites-le aussi sur vos documents de communication écrite et sur les rapports annuels de votre entreprise. Cela démontre votre engagement envers la RSE et renforce votre image de marque. Attention : pour pouvoir utiliser le logo de votre médaille EcoVadis à l’externe, vous devez avoir souscrit un abonnement adapté.

Communiquer en interne

Une évidence à ne pas négliger. Même si vos collaborateurs sont conscients de vos actions en termes de qualité de vie au travail, informez-les. Ils seront heureux de savoir qu’ils travaillent dans une entreprise qui valorise leur bien-être. Encouragez-les à participer activement aux initiatives RSE de l’entreprise. Gageons qu’ils le feront avec plaisir et que cela renforcera leur motivation au travail. Un bon moyen de fidéliser les talents !

Communiquer en externe

Enfin, mettez l’accent sur l’obtention du logo EcoVadis en lançant une campagne marketing autour de cette nouvelle. Communiquez vos résultats à vos clients, à vos partenaires commerciaux et à toute partie avec laquelle vous souhaitez faire affaire. Utilisez les réseaux sociaux et les communiqués de presse pour cela. Mieux encore, vous pouvez organiser un événement d’entreprise pour partager vos succès et faire connaître vos efforts RSE.

Des exemples ?

Pour les entreprises suisses, comme Implenia, TSG Group ou ISS Suisse, la certification EcoVadis représente une validation externe de leurs efforts en matière de responsabilité sociale et environnementale. Comme bien d’autres, ces trois sociétés savent pertinemment qu’avoir une bonne note EcoVadis peut faire la différence entre gagner ou perdre un marché. Plus encore, elles montrent que la certification EcoVadis n’est pas qu’une fin en soi, mais un catalyseur pour une amélioration continue. Tirant profit des évaluations EcoVadis pour identifier les points faibles et les domaines d’amélioration, elles sont capables de renforcer leurs stratégies RSE et de maintenir, voire d’améliorer, leur position de leader dans leur secteur respectif. La preuve par l’exemple :

Implenia : la certification EcoVadis comme pilier de leadership

Leader suisse dans les services de construction et d’immobilier, Implenia veille en permanence à consolider sa position. Avec un score EcoVadis de 75 points, l’entreprise a non seulement conservé sa médaille d’or en 2024, mais elle a aussi surpassé ses performances de l’année précédente, preuve d’une amélioration continue malgré des critères de notation de plus en plus exigeants.

L’un des principaux facteurs de cette réussite est l’engagement d’Implenia en matière d’achats responsables et de droits humains. L’entreprise a introduit un “Supplier Code of Conduct”, qui impose des standards stricts à ses fournisseurs en matière de responsabilité sociétale. La sécurité au travail et la gestion des ressources humaines sont aussi des domaines dans lesquels l’entreprise a fait des progrès significatifs, contribuant ainsi à son bon score. L’objectif ambitieux de l’entreprise pour 2025, qui consiste à atteindre douze cibles en matière de durabilité, montre sa détermination à rester en tête, tout en offrant à ses clients des solutions fiables et durables.

TSG Group : un modèle de responsabilité sociale et de durabilité

TSG Group, quant à lui, s’impose comme un exemple brillant de responsabilité sociale des entreprises avec l’obtention de la certification EcoVadis Platine en 2024. Avec cette distinction, TSG se place dans le top 1 % des entreprises les plus performantes au niveau mondial, selon les critères d’EcoVadis. Cette reconnaissance est le résultat d’un engagement profond et d’une stratégie RSE bien définie qui vise à accompagner la transition énergétique pour la mobilité. Les sept principes directeurs de TSG, qui encadrent l’ensemble des activités de l’entreprise, en sont la colonne vertébrale.

Ces principes se traduisent par des politiques rigoureuses en matière de santé, de sécurité et d’environnement. Ce qui distingue particulièrement TSG, c’est sa capacité à penser globalement tout en agissant localement. Par exemple, en favorisant des chaînes d’approvisionnement responsables, l’entreprise valorise l’importance de chaque maillon dans la transition vers une mobilité plus durable. En parallèle, elle accorde une grande importance au développement de ses ressources humaines, considérées comme son principal atout. Cette vision globale et intégrée de la RSE est ce qui permet à TSG Group de se démarquer et de continuer à avancer sur la voie de l’excellence durable.

ISS Suisse : l’excellence en durabilité avec la certification Platine

Autre entreprise helvétique exemplaire, ISS Suisse a aussi décroché la médaille de platine d’EcoVadis en 2024, se plaçant ainsi parmi les 1 % des entreprises les plus durables évaluées par cette plateforme. Avec un score de 79/100, ISS Suisse illustre à merveille comment une gestion proactive et progressive du développement durable peut aboutir à des résultats impressionnants. Son engagement en matière de durabilité est évident dans toutes les dimensions de son activité, de la gestion environnementale à l’approvisionnement durable.

L’entreprise a mis en œuvre des mesures concrètes pour réduire son empreinte carbone, comme la conversion de sa flotte de véhicules à la propulsion électrique. Un autre point fort de l’approche d’ISS Suisse est son “Green Office Program”, qui encourage une gestion durable des bureaux et contribue à la réduction des émissions de CO₂. Ce programme s’inscrit dans une stratégie plus large qui vise à atteindre zéro émission nette de CO₂ d’ici à 2030 pour les activités directes de l’entreprise. Mieux encore, elle ambitionne d’étendre cet objectif aux émissions indirectes d’ici à 2040. Mais ISS Suisse ne s’arrête pas à ses propres opérations ; elle propose aussi à ses clients des services écologiques et respectueux du climat, renforçant ainsi son impact positif au-delà de ses propres activités.

Pour conclure…

Obtenir une certification EcoVadis est un excellent moyen de démontrer votre engagement en matière de responsabilité sociétale des entreprises. Suivez nos conseils ci-dessus pour maximiser vos chances de succès et atteindre rapidement vos objectifs en matière de RSE. Vous pourrez alors fièrement afficher votre médaille EcoVadis, qu’elle soit en bronze, en argent, en or ou en platine.

FAQ sur le questionnaire EcoVadis

Voici quelques questions fréquentes sur le sujet et leurs réponses :

Oui, le français, mais aussi sept autres langues sont disponibles pour remplir le questionnaire EcoVadis et soumettre vos documents. Les voici par ordre alphabétique : allemand, anglais, chinois, espagnol, français, italien, néerlandais et portugais.

Fournissez des documents officiels qui ont au moins un trimestre d’existence : des certificats, des politiques internes, des rapports d'audit et des données chiffrées. Évitez de créer tout document en vue de l’intégrer au questionnaire EcoVadis. Il sera automatiquement rejeté !

Le score est basé sur les réponses au questionnaire et les documents fournis. Chaque section (Environnement, Social, Éthique, Achats responsables) est pondérée différemment en fonction de votre secteur d'activité.

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